Jesteś tutaj: Strona główna / URZĄD / Wydziały / Wydział Zarządzania Procedurami Kancelaryjnymi




Wydział Zarządzania Procedurami Kancelaryjnymi realizuje zadania z zakresu :

I. Prowadzenie archiwum zakładowego

  1. Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.
  2. Przyjmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
  3. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
  4. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum.
  5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
  6. Przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji w archiwum.
  7. Przekazywanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego.

II. Nadzór nad Biuletynem Informacji Publicznej

  1. Nadzór nad aktualnością informacji umieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej.
  2. Monitorowanie informacji zamieszczonych w BIP przez poszczególne komórki organizacyjne.
  3. Inicjowanie komórek organizacyjnych do wytwarzania nowych informacji
  4. i modyfikowania już zamieszczonych istniejących,
  5. Przygotowywanie i umieszczanie informacji w BIP w zakresie działania komórki organizacyjnej.

III. Koordynowanie czynności kancelaryjnych

  1. Przygotowywanie informacji dotyczących zasad obiegu korespondencji.
  2. Doradzanie, instruowanie pracowników w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy.
  3. Weryfikowanie poprawności wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym kontrola poprawności dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
  4. Nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych.
  5. Opracowywanie planu kontroli na dany rok kalendarzowy.
  6. Przeprowadzanie kontroli.

IV. Doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością

  1. Czuwanie nad realizacją zadań wynikających z doskonalenia SZJ.
  2. Monitorowanie zapisów procesów, procedur, polityki jakości, księgi jakości.
  3. Prowadzenie ewidencji dokumentacji systemowej.
  4. Dokonywanie pomiarów jakości związanych z przeprowadzonymi kontrolami, polityką jakości, badaniami ankietowymi.
  5. Współdziałanie w zakresie dokonywania analiz ustalonych poziomów mierników.
  6. Opracowywanie harmonogramu auditów wewnętrznych.
  7. Nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów wynikających z harmonogramu auditów wewnętrznych.
  8. Współdziałanie w przygotowywaniu raportów zbiorczych z auditów.
  9. Opracowywanie programu doskonalenia systemu.
  10. Prowadzenie czynności administracyjnych związanych z realizacją auditów wewnętrznych w urzędzie.
  11. Inicjowanie i monitorowanie działań korygujących i zapobiegawczych.
  12. Współdziałanie w przygotowywaniu analiz do przeprowadzenia przeglądu zarządzania.
  13. Monitorowanie statusu realizacji wniosków z przeglądu zarządzania.